ZARZĄD MIENIA KOMUNALNEGO

Białystok, 17 października 2018 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

do kwoty określonej w art. 4 pkt 8, wyłączonej ze stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. 2017 r. poz. 1579 ze zm.)

Biuletyn Informacji Publicznej

Elektroniczna Tablica Ogłoszeń

1.     Zamawiający:         Zarząd Mienia Komunalnego w Białymstoku

                                   ul. gen. J. Bema 89/1, 15-370 Białystok

zaprasza do złożenia oferty na:

Dostawę materiałów eksploatacyjnych do drukarek, urządzeń wielofunkcyjnych                            i kserokopiarek dla Zarządu Mienia Komunalnego z siedzibą w Białymstoku przy                        ul. gen. J. Bema 89/1.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został podany w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego.

2.     Warunki gwarancji. Wymagany okres gwarancji został podany przez zamawiającego w załączniku                   nr 1 do zapytania. Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest wyszczególnić w szczegółowym formularzu cenowym okres gwarancji (kolumna nr 2), który nie może być krótszy niż okres gwarancji podany               w załączniku nr 1.

3.     Termin realizacji zamówienia oraz termin związania ofertą:

1)    termin realizacji zamówienia: 21 dni od dnia podpisania umowy,

2)    termin związania ofertą: wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

4.     Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami są:

1)    Dariusz Karolczak w sprawach opisu przedmiotu zamówienia - nr tel. 85.74-79-433,

2)    Aneta Lebiedzińska w sprawach formalno-prawnych - nr tel. 85.74-79-457, e-mail: zp@zmk.bialystok.pl.

5.     Kryteria wyboru ofert:

cena ofertowa brutto - 100%.Zamawiający dokona oceny złożonych ofert według następującego wzoru: (C min/C of) x 100 pkt

gdzie: C min - najniższa cena przedstawiona w ofercie; C of - cena oferty ocenianej; 1pkt = 1%.

Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która zaoferowała najniższą cenę ofertową czyli uzyska największą ilość punktów.

6.     Wymagania, jakie powinni spełniać wykonawcy zamówienia w zakresie dokumentów lub oświadczeń. Wykonawcy zobowiązani są do załączenia do oferty:

1)    odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej(jeżeli wykonawca nie załączy do oferty dokumentu, zamawiający uzyska go, za pomocą bezpłatnych                i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych),

2)    pełnomocnictwa- w przypadku, gdy oferta została podpisana przez pełnomocnika,

3)    oświadczenia, że wykonawca (zał. nr 4 do zapytania ofertowego):

a)    posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,

b)    posiada wiedzę i doświadczenie,

c)     znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej możliwość wywiązania się                 z wykonania umowy.

Ponadto wykonawca oświadcza, że:

d)    nie otwarto likwidacji oraz nie ogłoszono upadłości,

e)    sąd nie orzekł zakazu ubiegania się o zamówienie na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.

4)    dokumentów związanych z przedmiotem zamówienia, tj.: w celu potwierdzenia, że zaoferowane „materiały eksploatacyjne” odpowiadają wymaganiom określonym przez Zamawiającego muszą zostać dołączone do oferty odpowiednio:

a)    wyniki testów jakościowych i wydajnościowych przeprowadzonych według standardu ISO/IEC 19752 dla tonerów do monochromatycznych drukarek laserowych i urządzeń wielofunkcyjnych w postaci certyfikatu (zaświadczenia) lub formularza raportu potwierdzającego ilość kopii, zawierającego informację o czasie przeprowadzonego testu i dane podmiotu testującego (nazwę i dane kontaktowe). Ze złożonych dokumentów ma jednoznacznie wynikać, których pozycji asortymentowych dany dokument dotyczy,

b)    wyniki testów jakościowych i wydajnościowych przeprowadzonych według standardu ISO/IEC 19798 dla tonerów kolorowych drukarek laserowych i urządzeń wielofunkcyjnych w postaci certyfikatu (zaświadczenia) lub formularza raportu potwierdzającego ilość kopii, zawierającego informację o czasie przeprowadzonego testu i dane podmiotu testującego (nazwę i dane kontaktowe). Ze złożonych dokumentów ma jednoznacznie wynikać, których pozycji asortymentowych dany dokument dotyczy,

c)     oświadczenie Wykonawcy, że producent/ci oferowanych materiałów eksploatacyjnych, posiadają certyfikat ISO 9001:2000 lub certyfikat równoważny w zakresie projektowania, produkcji i dystrybucji komputerowych i biurowych materiałów eksploatacyjnych,

d)    oświadczenie, że producent/ci oferowanych materiałów eksploatacyjnych posiadają certyfikat ISO 14001 lub równoważny na proces produkcji materiałów eksploatacyjnych pozwalające zweryfikować czy producent spełnia przepisy związane z ochroną środowiska oraz potwierdzający, że materiały są produkowane w sposób bezpieczny i niewpływający negatywnie na środowisko,

e)    oświadczenie producenta, że oferowane produkty równoważne są wyrobami fabrycznie nowymi, w pełni kompatybilnymi ze sprzętem, do którego są przeznaczone, o parametrach nie gorszych (wydajność tonera oraz jakość wydruku) w stosunku do typu zamawianego produktu stanowiącego przedmiot zamówienia oraz że proces produkcji i stosowanie wyprodukowanych przez niego materiałów eksploatacyjnych nie narusza praw patentowych producentów oryginalnych tonerów i tuszy, jak również że użycie tego produktu do serwisowanych w ramach gwarancji urządzeń nie spowoduje uszkodzenia naruszającego warunki gwarancji.

Dokumenty te będą stanowić Załącznik nr 2 do umowy.

7.     Sposób przygotowania oferty:

1)    ofertę należy spo­rządzić w języku polskim, w formie pisemnej, na maszynie, komputerze, nieścieralnym atramentem, umieścić w zabezpieczonej kopercie i opisanej w następujący sposób:

2)    oferta powinna zawierać cenę ofertową brutto, termin wykonania zamówienia oraz termin związania ofertą,

3)    ofertę podpisuje osoba uprawniona do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy.

8.     Miejsce i termin złożenia ofert: ofertę należy złożyć w sekretariacie do dnia 24.10.2018 roku, do godziny 10:00 w Zarządzie Mienia Komunalnego, ul. Bema 89/1, pokój nr 201, piętro II.

9.     Otwarcie ofert nastąpi w dniu 24.10.2018 roku o godz. 10:05 w Zarządzie Mienia Komunalnego,                   ul. gen. J. Bema 89/1, świetlica przy sekretariacie, nr 201, piętro II. Otwarcie ofert jest jawne.

10.  Niezwłocznie po otwarciu ofert zamawiający zamieszcza na stronie internetowej informacje dotyczące:

1)    kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

2)    firm oraz adresów wykonawców, którzy złożyli oferty w terminie,

3)    ceny i innych kryteriów oceny oferty, jeżeli inne kryteria były przewidziane w zapytaniu ofertowym.

11.  Zamawiający poprawi w treści oferty omyłki rachunkowe i pisarskie oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym niepowodujące istotnych zmian w treści oferty.

12.  Zamawiający w toku badania i oceny oferty wezwie najkorzystniejszego wykonawcę do złożenia wyjaśnień oferty, a w przypadku niekompletności oferty w zakresie wymaganych dokumentów lub oświadczeń, wezwie do ich uzupełnienia.

13.  Zamawiający odrzuci ofertę najkorzystniejszą, która nie spełnia wymagań określonych w zapytaniu                   z zastrzeżeniem pkt 12.

14.  Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w zapytaniu ofertowym i przedstawi najkorzystniejszą ofertę w oparciu o kryteria wyboru określone w zapytaniu, z zastrzeżeniem pkt 15.

15.  W uzasadnionych przypadkach zamawiający dopuszcza unieważnienie zapytania ofertowego.

16.  Jeżeli wykonawca najkorzystniejszy nie spełni wymagań, o których mowa w pkt 6 zapytania, nie uzupełni wymaganych dokumentów lub oświadczeń oraz będzie uchylał się od podpisania umowy, zamawiający może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert.

17.  W celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, wykonawca, którego ofertę wybrano, jako najkorzystniejszą przed podpisaniem umowy składa:

1)    pełnomocnictwo, jeżeli umowę podpisuje pełnomocnik, chyba że wynika to z pełnomocnictwa załączonego do oferty.

18.  Wykonawca w ofercie zawrze następującą klauzulę, tj.:

Oświadczenia wymaganego od wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków
informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO

Oświadczam, że wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO¹⁾ wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałemw celu ubiegania się                       o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.*

_____________________________

¹⁾ rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych                      w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1).

* W przypadku gdy wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści oświadczenia wykonawca nie składa (usunięcie treści oświadczenia np. przez jego wykreślenie).

19.  Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia                          27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych                       i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1)    administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Mienia Komunalnego z siedzibą przy                             ul. gen. J. Bema 89/1, 15-370 Białystok, tel. 85.74-79-430, kontakt z inspektorem ochrony danych                   w Zarządzie Mienia Komunalnego, możliwy jest pod nr tel. 85.74-79-433 lub adresem e-mail: lukasz.zak@zmk.bialystok.pl,

2)    inspektorem ochrony danych osobowych w Zarządzie Mienia Komunalnego z siedzibą przy                                 ul. gen. J. Bema 89/1, 15-370 Białystok /nazwa zamawiającego/ jest Pan Łukasz Żak, kontakt:                    nr tel. 85.74-79-433 lub adresem email: lukasz.zak@zmk.bialystok.pl,

3)    Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. cRODO w celu związanym               z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego:

Nr postępowania: DK.262.27.2018

Dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek, urządzeń wielofunkcyjnych                            i kserokopiarek dla Zarządu Mienia Komunalnego z siedzibą w Białymstoku przy                        ul. gen. J. Bema 89/1,prowadzonym w trybie zapytania ofertowego,

4)    odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej „ustawa Pzp”, 

5)    Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania                   o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy,

6)    obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu                 o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp,

7)    w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO,

8)    posiada Pani/Pan:

a)    na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,

b)    na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ^**,

c)     na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***,

d)    prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan,                     że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO,

9)    nie przysługuje Pani/Panu:

a)    w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,

b)    prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

c)     na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1              lit. c RODO.

^*Wyjaśnienie:informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych.

^** Wyjaśnienie:skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

^*** Wyjaśnienie:prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

Załączniki stanowiące integralną część zapytania:

1)    opis przedmiotu zamówienia,

2)    formularz ofertowy,

3)    formularz cenowy,

4)    oświadczenie wykonawcy zgodne z pkt 6, ppkt 3 zapytania,

5)    wzór umowy,

- są dostępne na stronie internetowej zamawiającego: http://zmk.bip.gov.pl/ lub w pokoju 07B.

Dyrektor mgr inż. Andrzej Ostrowski

podpis kierownika zamawiającego lub osoby upoważnionej